Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; trên cơ sở điều kiện thực tế hiện tại, lãnh đạo phòng Hành chính - Tổng hợp phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Đ/c Phạm Chí Công, Trưởng phòng
- Phụ trách chung;
- Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng của phòng;
- Phụ trách việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch năm học và từng học kỳ của phòng;
- Ghi chép các cuộc họp của Ban Giám hiệu và của Nhà trường;
- Là thành viên Ban ISO Trường Đại học Hồng Đức;
- Phụ trách công tác ISO của phòng;
- Phụ trách bộ phận Văn thư - Lưu trữ;
- Phụ trách và quản lý Tổ xe;
- Trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Nhà trường;
- Chịu trách nhiệm các nội dung trên Website của Nhà trường thuộc lĩnh vực phòng Hành chính - Tổng hợp phụ trách;
- Chịu trách nhiệm về việc tổ chức các hội nghị, tiếp khách của Nhà trường;
- Chịu trách nhiệm về việc ký các văn được Nhà trường giao cho phòng tham mưu và các Kế hoạch/Đề nghị/Yêu cầu của phòng;
- Thực hiện các công tác kiêm nhiệm khác của Nhà trường theo phân công.
2. Đ/c Lê Văn Cường, Phó Trưởng phòng
- Là Ủy viên trực Ban ISO Trường Đại học Hồng Đức, có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo ISO và là đầu mối tổ chức triển khai thực hiện Mục tiêu chất lượng; trực tiếp đấu mối với tổ chức đánh giá ngoài để công nhận duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của Nhà trường;
- Phụ trách công tác quản lý Nhà điều hành;
- Phụ trách công tác tuyên truyền, khánh tiết;
- Phụ trách công tác sưu tầm, quản lý tư liệu, phòng truyền thống của Nhà trường;
- Phụ trách công tác tổng hợp, các báo cáo định kỳ của Nhà trường;
- Thư ký Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Nhà trường, trực tiếp phụ trách các mảng: cụm thi đua của Tỉnh; khen cao; khen thưởng chuyên đề và đột xuất;
- Phụ trách trang Web của đơn vị;
- Tham gia việc tổ chức các hội nghị, tiếp khách của Nhà trường.
- Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng thư điện tử hcth@hdu.edu.vn
3. Đ/c Nguyễn Thị Thơ, chuyên viên
- Là Thư ký giúp việc cho Ban ISO Nhà trường trong tham mưu cho Ủy viên trực ISO trong việc lập kế hoạch và tổ chức đánh giá nội bộ, thực hiện các hành động khắc phục và ngăn ngừa rủi ro trong quá trình vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015;
- Thư ký Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Nhà trường, trực tiếp phụ trách các mảng: cụm thi đua của Bộ Giáo dục và Đào tạo; các danh hiệu kiểu mẫu; khen cấp cơ sở;
- Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo tháng của Nhà trường (phải trình PTP duyệt nội dung);
- Kiểm soát, trình Hiệu trưởng ký văn bằng tốt nghiệp các hệ đào tạo của Nhà trường.
4. Đ/c Đỗ Thị Thơm, chuyên viên
- Phụ trách công tác “một cửa”, lịch tuần của Nhà trường, báo cáo tháng của đơn vị; định kỳ hàng tháng báo cáo Trưởng phòng kết quả theo dõi.
- Theo dõi việc nộp báo cáo kết quả thực hiện các Thông báo kết luận của lãnh đạo Nhà trường tại các cuộc họp, hội nghị;
- Chuẩn bị thông tin, tư liệu và làm thủ tục thanh toán các hợp đồng tuyên truyền của Nhà trường với báo, đài truyền hình;
- Là Thư ký giúp việc cho Ban ISO Nhà trường trong trong tham mưu cho Ủy viên trực ISO trong biên soạn và ban hành các văn bản, quy trình/hướng dẫn công việc, kiểm soát hồ sơ, tài liệu của hệ thống ISO 9001:2015 và theo dõi, tổng hợp báo cáo kết quả vận hành ISO hàng tháng, hàng kỳ và năm học;
- Phụ trách công tác Văn - Thể - Mỹ của đơn vị;
- Tham gia công tác lễ tân và những nhiệm vụ đột xuất khác khi được lãnh đạo phòng điều động.
5. Đ/c Hoàng Thị Lương, chuyên viên
- Tham gia thực hiện nhiệm vụ “một cửa”;
- Cán bộ Kiểm soát tài liệu ISO của phòng;
- Theo dõi thực hiện bút phê của Ban Giám hiệu, định kỳ hàng tháng báo cáo Trưởng phòng kết quả theo dõi;
- Chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu tại tầng 4, Nhà điều hành.
- Thực hiện công tác lễ tân tại các phòng họp.
6. Đ/c Nguyễn Thị Hiền, nhân viên
- Thực hiện công tác lễ tân tại các phòng họp, các Hội nghị/Hội thảo;
- Chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh tại phòng làm việc của Chủ tịch Hội đồng trường và phòng làm việc của các Phó Hiệu trưởng tại tầng 5 và tầng 6 Nhà điều hành.
7. Đ/c Nguyễn Ngọc Thắng, nhân viên
- Thực hiện công tác tuyên truyền;
- Chịu trách nhiệm về trang âm, khánh tiết của các hội nghị, đại hội và các hoạt động đòi hỏi nghi thức của Nhà trường;
- Quản lý tư liệu, phòng truyền thống của Nhà trường.
8. Đ/c Phạm Thị Hương, nhân viên
- Thực hiện công tác văn thư của Nhà trường và của phòng;
- Tiếp nhận, phân phối và làm thủ tục thanh toán các báo, tạp chí Nhà trường đặt mua;
- Thủ quỹ các khoản quỹ của phòng;
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm của đơn vị và của Ban Giám hiệu.
- Tham gia nhiệm vụ đột xuất khi được lãnh đạo phòng điều động.
9. Đ/c Đặng Thị Huyền, nhân viên
- Thực hiện công tác lưu trữ của Nhà trường và của phòng;
- Trực tổng đài;
- Thực hiện các thủ tục để lãnh đạo Nhà trường đi thăm viếng hiếu, hỉ, ốm đau đối với các trường hợp ở ngoài trường; đi chúc mừng nhân các ngày lễ, kỷ niệm đối với các tập thể, cá nhân ở ngoài trường;
- Kế toán các khoản quỹ của phòng.
- Tham gia nhiệm vụ đột xuất khi được lãnh đạo phòng điều động.
10. Đ/c Lê Thị Mai, nhân viên
- Thực hiện công tác photo, in ấn của Nhà trường và của phòng;
- Thực hiện việc phát hành công văn nội bộ của Nhà trường qua email và tải công văn lên website trường.
- Tham gia nhiệm vụ đột xuất khi được lãnh đạo phòng điều động.
11. Đ/c Phan Văn Chánh, Tổ trưởng Tổ xe
- Tham mưu cho Trưởng phòng về mặt kỹ thuật và các điều kiện đảm bảo an toàn vận hành các xe ôtô của Nhà trường;
- Quản lý và sử dụng xe ôtô 36A-000.27 phục vụ công tác.
12. Đ/c Đậu Bá Khánh, lái xe: Quản lý và sử dụng xe ôtô 36B-1060 phục vụ công tác.
13. Đ/c Lê Văn Doanh, lái xe: Quản lý và sử dụng xe ôtô 36M-9020 phục vụ công tác.
14. Đ/c Lê Quang Định, lái xe: Quản lý và sử dụng xe ôtô 36B-1041 phục vụ công tác.
Cán bộ, nhân viên trong phòng chấp hành phân công nhiệm vụ này kể từ ngày 19/8/2019 theo đúng các quy định hiện hành của Nhà trường và của cấp trên. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề bất hợp lý, hoặc nảy sinh vướng mắc, các cá nhân được phân công báo cáo Trưởng phòng để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.