|
1
|
Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận khách :
- P. HTQT là đầu mối tiếp nhận và xử lý yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước về việc tiếp nhận người nước ngoài đến công tác và học tập tại trường ĐHHĐ.
- Các tổ chức quốc tế có thoả thuận hợp tác với nhà trường có công văn gửi BGH nhà trường thông báo việc cử cán bộ, giáo viên hoặc sinh viên (GVTN hoặc LHS Lào) đến công tác và làm việc tại trường. Cụ thể gồm: Thành phần khách, mục đích, nội dung, thời gian, hộ chiếu, visa (nếu có) sơ yếu lý lịch cá nhân của khách.
- Văn bản và các hồ sơ có liên quan được chuyển tới P.HTQT làm công văn báo cáo (hoặc xin phép) UBND tỉnh và Công an địa phương cụ thể về kế hoạch tiếp nhận và làm việc với khách quốc tế theo qui định của nhà nước.
|
- Trưởng phòng HTQT
- Cán bộ được phân công
|
Văn bản đề nghị
|
|
2
|
Lập kế hoạch:
Sau khi có văn bản đồng ý của cấp cơ thẩm quyền (UBND tỉnh), Phòng HTQT triển khai:
- Trong trường hợp cần thiết, làm thủ tục xin visa cho khách theo quy định.
- Làm việc với lãnh đạo các đơn vị liên quan thống nhất kế hoạch công tác của khách.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng chuẩn bị đón khách.
- Làm việc trực tiếp với khách để lập kế hoạch công tác chi tiết của khách từng buổi, ngày, tháng hoặc năm (mục đích, nội dung, địa điểm thực hiện công việc); hướng dẫn các nội quy, quy định của nhà trường, khu ăn ở cho khách biết, thực hiện.
- Thu thập và tổng hợp các thông tin, nội dung, lập kế hoạch công tác và quản lý tổng thể báo cáo BGH.
- Đề xuất quà tặng vào cuối đợt công tác tùy theo đối tượng khách và tính chất công việc.
|
- Trưởng phòngHTQT
- Cán bộ được phân công
- Trưởng các đơn vị/ cá nhân có liên quan
|
Xin visa và kế hoạch phối hợp công tác
|
|
3
|
Thực hiện quản lý:
Căn cứ vào kế hoạch được BGH duyệt, P.HTQT tổ chức phối hợp thực hiện kế hoạch và công tác quản lý theo qui định.
|
-Ban Giám hiệu
-Trưởng phòng HTQT
- Cán bộ được phân công
|
Báo cáo đề xuất/ kết quả và các đề xuất của khách
|
|
4
|
Kết thúc, lưu hồ sơ:
Sau khi kết thúc đợt công tác tại trường của khách, tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đón, tiếp nhận, làm việc và tiễn khách được lưu giữ theo quy định và thủ tục qui trình kiểm soát hồ sơ.
|
Cán bộ được phân công
|
Các hồ sơ liên quan
|