I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
1. Mục đích:
Quy trình này hướng dẫn các tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý của trường ĐHHĐ nắm vững quy định, trách nhiệm, tiếp nhận thông tin lập kế hoạch các đoàn đi công tác nước ngoài một cách chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong trường Đại học Hồng Đức đi học tập, công tác tại nước ngoài.
3. Danh sách phân phối tài liệu
- Ban Giám hiệu
- Các đơn vị
- Thư ký ISO
II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:
- ĐHHĐ: Đại học Hồng Đức
- P. HTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế
- BGH: Ban Giám hiệu
- UBND: Ủy ban nhân dân
4. TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI)
- Điều khoản 7.5.1 tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Luật Cán bộ công chức năm 2009;
- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;
- Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;
- Thông tư số 27/2007/TT-BCA (A11) ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Bộ Công an hướng dẫn việc cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông ở trong nước theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;
- Chỉ thị số 29/2007/CT-TTg ngày 11 tháng 12 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cải cách hành chính trong công tác quản lý xuất cảnh, nhập cảnh của cán bộ, công chức, công dân;
- Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;
- Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Giáo dục về quản lý Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục.
- Quyết định số 971/QĐ-ĐHHĐ, ngày 24/06/2013 của Hiệu trưởng trường ĐHHĐ về việc ban hành quy định về công tác Hợp tác quốc tế trong trường ĐHHĐ.
5. NỘI DUNG:
|
TT
|
Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng
|
Người chịu
trách nhiệm
|
Hồ sơ liên quan
|
|
1
|
Chuẩn bị hồ sơ:
- Tiếp nhận thông tin do phía bạn gửi sang (thư mời), do các đơn vị đề nghị hoặc từ kế hoạch chương trình hợp tác hoặc dự án quốc tế.
- Xử lý thông tin: xem xét và làm rõ lý do, mục đích chuyến công tác, nội dung làm việc, chương trình hoạt động ở nước ngoài, thành phần (họ tên, giới tính, chức vụ, loại, ngạch, bậc, hệ số lương), thời gian đi, địa điểm đến, nguồn kinh phí.
- Lập phiếu theo dõi tiến trình đoàn công tác.
- Xin chủ trương của BGH về việc cử đoàn công tác đi nước ngoài.
- Làm công văn xin phép UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ), Thường trực tỉnh ủy
- UBND tỉnh ra quyết định cử đoàn cán bộ đi công tác nước ngoài.
|
- Phòng HTQT
- Cán bộ được phân công
- Trưởng phòng HTQT
- Cán bộ được phân công
|
Văn bản đề nghị
- Công văn trình BGH
- Công văn gửi UBND, tỉnh ủy
- Quyết định cử đi công tác nước ngoài
|
|
2
|
Lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch kinh phí và tạm ứng kinh phí cho đoàn công tác.
- Chuẩn bị chương trình làm việc, tài liệu, hồ sơ, văn bản liên quan đến nội dung chuyến công tác.
- Làm các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho đoàn công tác (hộ chiếu, công hàm, visa, vé máy bay....
|
- Trưởng phòng HTQT
- Cán bộ được phân công
- Các đơn vị và cá nhân có liên quan
|
- Kế hoạch kinh phí
- Hồ sơ liên quan
|
|
3
|
Tổ chức thực hiện:
Đoàn cán bộ đi công tác nước ngoài theo Quyết định.
|
- Cán bộ đi công tác
|
|
|
4
|
Kết thúc, lưu hồ sơ:
- Báo cáo kết quả chuyến công tác.
- Sau khi kết thúc chuyến công tác, tất cả các hồ sơ liên quan đến đoàn công tác nước ngoài được lưu giữ theo quy định.
|
Trưởng đoàn công tác
|
Các hồ sơ liên quan
|
6. BIỂU MẪU/ HỐ SƠ THỰC HIỆN:
|
TT
|
Tên biểu mẫu
|
Nơi lưu
|
Thời gian lưu
|
|
01
|
Thư mời
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
02
|
Công văn gửi UBND về việc xin phép cho cán bộ đi công tác nước ngoài.
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
03
|
Phiếu theo dõi tiến trình đoàn công tác
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
04
|
Kế hoạch kinh phí cho chuyến công tác
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
05
|
Tờ khai xin cấp hộ chiếu
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
06
|
Tờ khai xin cấp VISA
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|
|
07
|
Báo cáo kết quả chuyển công tác nước ngoài
|
- P. HTQT
- Đơn vị chuyên môn
|
2 năm
|