Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, để thực hiện có chất lượng, đúng tiến độ các nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ của lãnh đạo và chuyên viên phòng được Trưởng phòng phân công như sau:
I. LÃNH ĐẠO PHÒNG: 01
1. PGS. TS Lương Thị Kim Phượng - Trưởng phòng
Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác tuyển sinh, quản lý và tổ chức thực hiện công tác đào tạo sau đại học, cụ thể như sau:
Công tác tham mưu:
- Công tác chuyên môn, quản lý đào tạo sau đại học.
- Công tác tuyển sinh Sau đại học.
- Công tác mở mới chuyên ngành đào tạo sau đại học.
Công tác nội bộ phòng: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động của phòng;
- Phụ trách công tác tổ chức - cán bộ, phân công nhiệm vụ trong đơn vị
- Phụ trách Thi đua - khen thưởng, tư tưởng - chính trị của đơn vị.
- Phụ trách công tác chuyên môn, quản lý đào tạo.
- Phụ trách ISO, ĐBCL của đơn vị.
II. CHUYÊN VIÊN: 05
1. ThS. Nguyễn Thị Liên - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển sinh đào tạo trình độ thạc sĩ: xây dựng kinh phí, kiểm duyệt hồ sơ đăng ký đối với ngành gần, ngành khác; các thủ tục hồ sơ tổ chức thi bổ sung kiến thức, thi tuyển sinh; hồ sơ họp hội đồng tuyển sinh và các quyết định trúng tuyển, công nhận học viên; hồ sơ họp xét miễn môn đầu khóa…
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Toán giải tích, Phương pháp Toán sơ cấp, Đại số và Lý thuyết số, Hóa hữu cơ; Động vật học và Thực vật học (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…)
- Phụ trách công tác tiếp sinh đào tạo trình độ thạc sĩ.
- Phụ trách công đoàn phòng, thủ quỹ; công tác hành chính của phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công, điều động.
2. ThS. Vũ Văn Tùng - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển sinh đào tạo trình độ tiến sĩ: xây dựng kinh phí, kiểm duyệt hồ sơ đăng ký đối với ngành gần, ngành khác; các thủ tục hồ sơ tổ chức thi bổ sung kiến thức, xét tuyển nghiên cứu sinh; hồ sơ họp hội đồng tuyển sinh và các quyết định trúng tuyển, công nhận nghiên cứu sinh…
- Tham mưu cho Trưởng phòng soạn thảo, ban hành Thông báo tuyển sinh đào tạo trình độ thạc sĩ, tiến sĩ hằng năm; xây dựng kế hoạch đào tạo đầu khóa đối với tuyển sinh thạc sĩ, tiến sĩ.
- Phụ trách công tác thí vụ của các lớp cao học chuyên ngành: Kế toán, QT-KD; Vật lý lý thuyết, Vật lý chất rắn và Kỹ thuật xây dựng (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học …).
- Phụ trách công tác thí vụ và theo dõi, quản lý các nghiên cứu sinh (ban hành thời khóa biểu, thủ tục đánh giá chuyên đề, luận án…).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công, điều động.
3. ThS. Đỗ Mạnh Hải - Chuyên viên
- Trực tiếp tham mưu cho Trưởng phòng việc rà soát, điều chỉnh, cập nhật chương trình đào tạo, đề cương chi tiết học phần của các chuyên ngành đào tạo trình độ thạc sĩ.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, soạn thảo Báo cáo tháng định kỳ, Báo cáo tháng gửi Ban Giám hiệu, cung cấp số liệu học viên, nghiên cứu sinh cho các đơn vị trong trường; tiếp nhận công văn đến hằng ngày.
- Là cán bộ kiểm soát tài liệu ISO của đơn vị, có trách nhiệm tham mưu xây dựng Mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện MTCL hằng năm; Báo cáo ISO tháng, quý, năm; cập nhật kịp thời hồ sơ ISO; tham mưu xây dựng và ban hành các quy trình ISO; triển khai công tác nhận diện rủi ro và kế hoạch phòng ngừa, khắc phục của đơn vị.
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Khoa học cây trồng; Quản lý giáo dục; Khoa học máy tính (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Phối hợp trong công tác tuyển sinh: ban hành Quyết định ban cán sự lớp, ban hành thời khóa biểu học phần Triết học và Tiếng Anh đầu khóa cho thạc sĩ.
- Tham mưu Kế hoạch Tổ chức Lễ trao bằng tốt nghiệp hằng năm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công, điều động.
4. ThS. Đàm Nhật Quang - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, phụ trách quản trị phần mềm quản lý đào tạo, cập nhật kịp thời hệ thống dữ liệu học viên, nghiên cứu sinh, chương trình đào tạo và các dữ liệu liên quan đến đào tạo sau đại học....; quản lý và phân quyền nhập điểm điều kiện dự thi cho giảng viên giảng dạy các học phần sau đại học; hỗ trợ các chuyên viên về kỹ thuật trong quá trình sử dụng phần mềm và xếp thời khóa biểu...
- Rà soát, cập nhật kịp thời dữ liệu liên quan đến công tác chuyên môn của phòng lên Website đơn vị; phụ trách cập nhật cơ sở dữ liệu đào tạo của Bộ GD&ĐT.
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Văn học Việt Nam, Ngôn ngữ VN, Lịch sử VN, LL&PPDHBM Văn tiếng Việt; Địa lý học (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Phụ trách phần mềm chống đạo văn, thực hiện quét luận văn, luận án của học viên, nghiên cứu sinh.
- Hỗ trợ công tác tuyển sinh: Thu hồ sơ tuyển sinh thạc sĩ; gửi Thông báo tuyển sinh đến các đơn vị ngoài trường; in danh sách phòng thi, gửi Giấy báo nhập học….
- Phụ trách việc lưu trữ hồ sơ của đơn vị, quản lý và sắp xếp hồ sơ trên phòng lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công, điều động.
5. TS. Lê Hoài Thanh - Chuyên viên
- Phụ trách công tác cập nhật và xây dựng CTĐT, ĐCCTHP, chuyên đề,..trong đào tạo trình độ tiến sĩ;
- Theo dõi nề nếp dạy và học các lớp đào tạo sau đại học báo cáo Trưởng phòng vào ngày 30 hằng tháng (trước Hội nghị giao ban trường);
- Tham gia hỗ trợ công tác tuyển sinh thạc sĩ, tiến sĩ.
- Phụ trách công tác Văn- Thể- Mỹ của đơn vị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công, điều động.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Lãnh đạo và chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được phân công, xây dựng kế hoạch triển khai công việc cho từng tuần, từng tháng; báo cáo Trưởng phòng kết quả thực hiện.
2. Văn bản lấy số Nhà trường khi phát hành photo thêm 01 bản có đóng dấu chuyển cho đ/c Hải lưu hồ sơ minh chứng ISO; hồ sơ công việc liên quan đến chuyên môn của mỗi chuyên viên phải chịu trách nhiệm lưu giữ và nộp về lưu trữ khi Nhà trường yêu cầu.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo Trưởng phòng để xem xét, giải quyết./.