UỶ BAN NHÂN DÂN         CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

         TỈNH THANH HOÁ                                Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

               Thanh Hoá, ngày 28 tháng 10 năm 2009

          Số: 297/HD-ĐHHĐ

HƯỚNG DẪN

Thực hiện công tác giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập.

Căn cứ Qui định về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của giáo viên chủ nhiệm và giáo viên chủ nhiệm- cố vấn học tập tại trường Đại học Hồng Đức (ban hành kèm theo quyết định số 858/QĐ-ĐHHĐ, ngày 16/9/2008 của Hiệu trưởng), các quy chế, qui định hiện hành, Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức hướng dẫn về công tác giáo viên chủ nhiệm (GVCN), cố vấn học tập (CVHT); gồm:

1. HƯỚNG DẪN CHUNG

1.1. GVCN, GVCN-CVHT có nhiệm kỳ bằng thời gian đào tạo của lớp mình làm GVCN, GVCN-CVHT (cả khoá học). Mỗi năm học, Hiệu trưởng chỉ ban hành quyết định bổ nhiệm GVCN, GVCN-CVHT đối với các lớp năm thứ 1 và những lớp mà khoa/bộ môn (BM) có văn bản đề xuất thay thế GVCN, GVCN-CVHT do yêu cầu công tác, năng lực hoặc các lý do khác.

1.2. Sau khi nhận quyết định bổ nhiệm của Hiệu trưởng, GVCN, CVHT nhận bộ công cụ do nhà trường cấp (cặp công cụ, sổ tay SV, niên lịch, danh sách lớp kèm thông tin cá nhân SV, các tài liệu, mẫu biểu…); nghiên cứu cách sử dụng và cập nhật thông tin vào bộ công cụ. Nhà trường khuyến khích các khoa/BM và từng GVCN, GVCN-CVHT có những mẫu biểu, việc làm sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng công tác này.

1.3. GVCN, GVCN-CVHT cần nghiên cứu kỹ các quy chế, qui định, tài liệu có liên quan đến công việc được giao trước khi thực hành công việc; điều gì chưa rõ cần trao đổi với khoa/BM hoặc các đơn vị chức năng có liên quan để làm đúng. Đặc biệt, phải nắm vững Qui định về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của GVCN, GVCN-CVHT tại trường ĐH Hồng Đức để nghiêm túc thực hiện.

1.4. Hồ sơ công tác của GVCN, GVCN-CVHT tập trung cơ bản trong cặp công cụ và để tại văn phòng khoa/BM; khi nhà trường kiểm tra chuyên môn mỗi học kỳ, yêu cầu phải có đủ hồ sơ (đặc biệt là hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện nhiệm vụ của GVCN, GVCN-CVHT).

1.5. Phòng CT HSSV là đầu mối, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng triển khai thực hiện công tác GVCN, CVHT trong toàn trường. Trợ lý công tác HSSV giúp trưởng khoa/BM tổ chức thực hiện công tác GVCN, CVHT trong đơn vị.

1.6. Mỗi năm học, các khoa/BM xây dựng kế hoạch thực hiện, lập sổ theo dõi thực hiện, tiến hành sơ kết (cuối học kỳ 1), tổng kết (cuối năm học) đối với công tác GVCN, CVHT và nộp văn bản về phòng Công tác HSSV theo qui định về thời gian như sau: Sơ kết: Trong tuần cuối tháng 2 hằng năm; tổng kết: Trong tuần cuối tháng 6 hằng năm.

Hồ sơ nộp bao gồm: Báo cáo sơ/tổng kết công tác GVCN, CVHT; Trích biên bản đánh giá, phân loại thực hiện nhiệm vụ GVCN, CVHT của hội đồng cấp khoa/BM kèm phiếu đánh giá của từng cá nhân có xác nhận của trưởng khoa/BM.

Phiếu đánh giá GVCN, GVCN-CVHT (theo mẫu chung của trường) có 10 tiêu chí; điểm tối đa đạt được là 30 điểm; mỗi học kỳ khoa/BM, trường thực hiện việc đánh giá GVCN, GVCN-CVHT một lần.      

2. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

2.1. Quản lý hồ sơ:

Hồ sơ HSSV lúc nhập trường do Phòng Công tác HSSV quản lý (sau khi ban kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ nhập học đã kiểm tra, thẩm định), danh sách duyệt tuyển, danh sách kê khai nơi ở nội, ngoại trú và bản tự khai do khoa/bộ môn quản lý; lý lịch trích ngang do lớp và GVCN , CVHT quản lý. Ban cán lớp và GVCN , CVHT phải nắm rõ địa chỉ liên hệ với gia đình và người học, kể cả số điện thoại; địa chỉ nơi ở nội trú, ngoại trú của từng người học để tiện liên hệ, phối hợp giáo dục.

Người học khi cần mượn hồ sơ của mình mà Nhà trường quản lý phải làm đơn, có ý kiến của Trợ lý công tác HSSV khoa/bộ môn và đến phòng Công tác HSSV để liên hệ mượn. Người học được nhận lại toàn bộ hồ sơ của mình sau khi kết thúc khoá học hoặc có quyết định cho thôi học, được rút hồ sơ khi đã hoàn thành các thủ tục thanh toán với lớp, khoa/bộ môn, Nhà trường.

2.2. Quản lý việc học chính khoá:

- Ban cán sự lớp điểm danh, quản lý người học theo lớp sinh viên (lớp khoá học hoặc lớp học phần) từng buổi học để báo cáo khoa/bộ môn, Nhà trường; yêu cầu: trung thực, khách quan, nếu báo cáo sai sót, người báo cáo phải chịu kỷ luật.

- Cho phép nghỉ học: Ban cán sự lớp, GVCN, CVHT không có thẩm quyền cho nghỉ học; Trưởng Khoa/bộ môn có quyền cho phép người học nghỉ học tối đa là 05 ngày; nghỉ từ 06 đến 12 ngày: Phòng Công tác HSSV giải quyết; nghỉ học từ 13 ngày trở lên phải được phép của Ban giám hiệu (người học xin thông qua Phòng Công tác HSSV, không xin trực tiếp với BGH). Người học viết đơn xin nghỉ học (theo mẫu, lưu tại khoa/bộ môn; CB lớp, GVCN, CVHT có ý kiến vào đơn),  gặp Trợ lý công tác HSSV khoa/bộ môn để được hướng dẫn giải quyết. Được hay không được phép, người học đều phải phải nộp đơn xin nghỉ học và báo cáo về khoa/bộ môn. Khi có người học nghỉ vô lý do hoặc nghỉ quá phép 3 ngày, lớp phải báo cáo ngay với GVCN, CVHT và Trợ lý công tác HSSV khoa/bộ môn bằng văn bản. Người học khi có sự cố nghỉ học đột xuất phải báo cáo với khoa/bộ môn bằng điện thoại hoặc đơn.

- Tổ chức sinh hoạt lớp hằng tuần: Kiểm điểm việc thực hiện công tác trong tuần; triển khai kế hoạch công tác tuần tới và thời gian tới; triển khai các chủ trương của lớp, khoa/bộ môn, trường; làm công tác khen thưởng, kỷ luật người học; sinh hoạt chuyên đề, tổ chức hội thảo, diễn đàn...(lớp trưởng chủ toạ, GVCN, CVHT dự).

2.3. Quản lý hoạt động ngoài giờ học chính khoá:

- Hội họp, ngoại khoá, hội thảo, sinh hoạt tập thể: Điểm diện, ghi chép số liệu, ổn định trật tự, tổ chức và quản lý các sinh hoạt nêu trên.  

- Quản lý con người:

Theo Luật Cư trú, người học phải đăng ký tạm trú có thời hạn với Công an phường/xã nơi tạm trú (Nhà trường tổ chức đăng ký tạm trú có thời hạn cho HSSV hệ chính qui năm thứ 1; hồ sơ đăng ký tạm trú có thời hạn gồm: NK1- Bản khai nhân khẩu; NK5- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; 01 bản sao công chứng giấy CMND; 01 bản sao công chứng giấy báo nhập học (đối với năm thứ 1) hoặc thẻ HSSV (đối với năm thứ 2,3,4,5). Mỗi lớp nộp kèm các thủ tục trên 01 danh sách kê khai nơi ở theo mẫu của trường); người học ở tại gia đình mình- nơi đăng ký NKTT không phải đăng ký tạm trú. Người học phải khai báo nơi ở với nhà trường chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày nhập học vào trường; khi chuyển nơi ở, người học phải khai báo với lớp, khoa/bộ (qua Trợ lý công tác HSSV khoa/bộ môn) chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày đến nơi tạm trú mới; khoa/bộ môn báo với Phòng Công tác HSSV để cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý người học theo qui định.

Người học ở nội trú khi ra ngoài khu nội trú phải báo cáo với phòng ở qua người đại diện phòng ở, cán bộ quản lý nhà ở; nếu đi về khuya, quá giờ quy định vì lý do đặc biệt phải báo cáo trước với cán bộ quản lý nhà ở và với bảo vệ Khu nội trú. Người học ở ngoại trú phải thực hiện đúng Quy chế công tác HSSV ngoại trú và các qui định của khu dân cư, địa phương.

- Ban cán sự lớp nắm bắt tình hình, hoàn cảnh, sinh hoạt, diễn biến tư tưởng của từng người học, báo cáo với GVCN, CVHT để có kế hoạch giúp đỡ, động viên, giáo dục, đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, quy định và luật pháp.

- Khi lớp muốn tổ chức đi tham quan, du lịch, picníc, dã ngoại… ngoài kế hoạch của trường, phải có sự đồng ý (bằng văn bản) của Trưởng khoa/bộ môn.

- Tổ chức kiểm tra người học tự học, rèn luyện: Ban cán sự lớp phối hợp với GVCN, CVHT, Ban chấp hành chi đoàn, chi hội SV tổ chức kiểm tra và đánh giá việc tự học, tự rèn luyện của từng người học trong lớp (kể cả nội trú và ngoại trú), tạo điều kiện và cơ sở cho việc đánh giá kết quả rèn luyện vào cuối mỗi học kỳ.

2.4. Các hoạt động quản lý khác: GVCN, CVHT chỉ đạo BCS lớp:

2.4.1. Quản lý các loại giấy tờ tuỳ thân: Giấy chứng minh nhân dân, thẻ HSSV, thẻ thư viện, phù hiệu... do người học tự quản lý; người học phải luôn có CMND và thẻ HSSV mang theo; nếu mất giấy tờ phải khai báo và làm bổ sung ngay. Riêng thẻ HSSV theo uỷ nhiệm của Hiệu trưởng, Phòng Công tác HSSV cấp; nếu thẻ mất hoặc hỏng cần làm đơn, có ý kiến của Trợ lý công tác HSSV khoa/bộ môn và liên hệ với Phòng Công tác HSSV để giải quyết.

2.4.2. Xin nghỉ học có thời hạn, thôi học, chuyển trường, dự thi tuyển sinh:

- Người học muốn nghỉ học có thời hạn, thôi học vì lý do cá nhân phải làm đơn (theo mẫu; xin tại văn phòng khoa/BM) có ý kiến gia đình, xác nhận của địa phương (chính quyền xã, phường nơi đăng ký nhân khẩu thường trú), ý kiến của GVCN, CVHT và trưởng khoa/BM, sau đó nộp cho Trợ lý CT HSSV khoa/bộ môn; trong thời gian chờ giải quyết người học vẫn phải học tập, sinh hoạt bình thường tại lớp. Riêng người học đào tạo theo hệ thống tín chỉ, chỉ được nghỉ học có thời hạn sau khi đã học tối thiểu 01 học kỳ và kết quả học tập phải đạt từ 2.0 điểm trở lên. 

- Thủ tục chuyển trường: Người học muốn chuyển trường cần làm đơn (xin mẫu tại P. CT HSSV) kèm bảng điểm (có xác thực của Trưởng phòng Đào tạo); xin ý kiến tiếp nhận của trường xin chuyển đến, nếu được, phải trở lại trường xin quyết định cho chuyển trường và giải quyết các thủ tục thanh toán để rút hồ sơ nộp ở trường xin chuyển đến, xin quyết định nhập học ở trường xin chuyển đến.

- HSSV muốn dự thi tuyển sinh: Cần thực hiện theo thông báo số 123/TB-ĐHHĐ, ngày 31/10/2006 của Hiệu trưởng; nội dung cụ thể của thông báo là:

“Theo mục d, khoản 2, điều 5 Quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính qui hiện hành thì: “HSSV chưa được Hiệu trưởng cho phép dự thi” thuộc diện không được dự thi tuyển sinh; căn cứ Quy chế tuyển sinh và sự thống nhất của Ban giám hiệu, Hiệu trưởng thông báo tới tất cả HSSV chủ trương sau:     

1. HSSV đang học tại trường ĐH Hồng Đức muốn dự thi tuyển sinh phải làm đơn xin dự thi, xin ý kiến của gia đình, GVCN lớp, Khoa, trình Hiệu trưởng xem xét, quyết định (gửi đơn qua phòng Công tác HSSV). HSSV có quyết định của Hiệu trưởng cho phép dự thi sẽ bồi hoàn kinh phí đào tạo để thôi học và rút hồ sơ, xoá tên trong danh sách HSSV. Quyết định cho phép HSSV dự thi sẽ được gửi về nơi HSSV đăng ký nhân khẩu thường trú và gia đình.

2. HSSV xin thôi học trong khoảng thời gian từ 01/7 đến 31/12 hàng năm chỉ được rút hồ sơ sau ngày 31/12 của năm đó.

3. HSSV xin nghỉ học có thời hạn (2 học kỳ) không được phép rút hồ sơ.

4. Theo Quy chế tuyển sinh thì HSSV bị xử lý kỷ luật buộc thôi học, tối thiểu 24 tháng sau mới được dự thi tuyển sinh nếu tu dưỡng, rèn luyện tốt tại địa phương (có xác nhận của Chủ tịch UBND xã, phường nơi đăng ký nhân khẩu thường trú).

5. Nếu HSSV cố tình không chấp hành thông báo này; dự thi tuyển sinh khi chưa được Hiệu trưởng cho phép sẽ bị Nhà tường xử lý kỷ luật ở mức cao nhất là buộc thôi học, bồi hoàn kinh phí đào tạo theo qui định hiện hành.”

Căn cứ nội dung của thông báo trên để GVCN, CVHT tư vấn cho người học.

2.4.3. Tổ chức các cam kết: Người học phải cam kết hưởng ứng cuộc vận động “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục” do Bộ GD& ĐT phát động; cam kết không đốt pháo nổ, không tàng trữ, vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất cháy, hàng lậu, không tham gia các tệ nạn xã hội, tích cực phòng chống tội phạm, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng chống lây nhiễm HIV/AIDS... đặc biệt là phòng chống ma tuý, mại dâm; tích cực tham gia phong trào toàn dân xây dựng khu dân cư an toàn về an ninh, trật tự.

2.4.4. Xây dựng quỹ lớp: Phải có sự bàn bạc trong Ban cán sự lớp, trưng cầu ý kiến lớp, GVCN, CVHT và báo cáo Trưởng khoa/bộ môn; nếu được Trưởng khoa/bộ môn đồng ý mới được thu kinh phí; việc sử dụng kinh phí phải công khai hằng tuần, hằng tháng và được đồng ý của đa số người học trong tập thể lớp.

2.4.5. Các hoạt động, như: mượn, trả sách, tài liệu, tài sản; thu, nộp đoàn phí, hội phí, thanh toán nợ (nhà ăn, căng tin,...); hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách (kể cả học bổng ngoài ngân sách); tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau về vật chất, tinh thần; các hoạt động từ thiện, nhân đạo, các hoạt động xã hội, làm thêm của người học... GVCN, CVHT, Ban cán sự lớp phải là người chỉ đạo, tổ chức tất cả các hoạt động của lớp; các công việc đó phải được thực hiện dân chủ, công khai, minh bạch và ghi chép cẩn thận vào sổ công tác, đề phòng và tránh những phức tạp nảy sinh.

2.4.6. Tổ chức phong trào Văn – Thể – Mỹ:

- Bảo vệ môi trường xanh, sạch, đẹp; tổ chức cho lớp lao động tổng vệ sinh lớp học, khu vực xung quanh lớp học và cải tạo môi trường theo sự phân công.

- Tổ chức đội văn nghệ, các đội thể thao (bóng đá, bóng chuyền, bóng bàn, cầu lông, cờ vua, điền kinh,...), tổ chức thi đấu giao hữu, giao lưu, mua sắm trang phục phục vụ các hoạt động này theo mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục toàn diện đối với người học. Tăng cường tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh, phù hợp với mục đích đào tạo, cải thiện đời sống tinh thần cho người học.

- Thẩm mỹ: Phát động phong trào “Xây dựng nét đẹp tuổi trẻ học đường”, sinh hoạt các chủ đề hướng về vấn đề mỹ học - cái đẹp trong HSSV thường xuyên.

- Nghiêm cấm sử dụng văn hoá đồi truỵ, trái luồng; không truy cập vào các trang website đồi truỵ, trái luồng trên internet.

2.4.7. Định hướng đúng các hoạt động, như: tổ chức sinh nhật, sinh hoạt hội đồng hương… theo hướng lành mạnh; nghiêm cấm tụ tập bất hợp pháp, a dua, đồng loã, kéo bè, cục bộ địa phương (các hoạt động tập thể ngoài kế hoạch phải xin phép khoa, trường).

2.4.8. Tổ chức phong trào thi đua trong tập thể lớp:

- Định nội dung, lập kế hoạch, tổ chức phát động, đăng ký thi đua.

- Sơ kết, tổng kết và trao thưởng.

- Động viên HSSV tham gia hoạt động với trường, khoa/bộ môn.

- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu do Đoàn TN, Hội SV, Nhà trường tổ chức.
          2.4.9. Khen thưởng, kỷ luật HSSV: Thực hiện theo đúng Quy chế HSSV các trường ĐH, CĐ và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính qui (Ban hành kèm theo Quyết định số 42/QĐ-BGDĐT, ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT) và các Quy chế đào tạo hiện hành; chú ý khi xem xét các hình thức khen thưởng, kỷ luật người học có thể biểu quyết bằng tay hoặc bằng phiếu kín trong tập thể lớp; lớp trưởng hoặc bí thư chi đoàn dự họp và là thành phần trong Hội đồng kỷ luật người học ở cấp trường; người học vi phạm kỷ luật được phép dự phiên họp xét ở cấp trường.

2.4.10. Tổ chức và triển khai việc đánh giá kết quả rèn luyện của người học: sau mỗi học kỳ, năm học, khoá học theo đúng Quy chế của Bộ GD&ĐT và Quy định của Hiệu trưởng (người học tự đánh giá; họp xét ở các cấp: lớp, khoa/ bộ môn, trường). Trong phiên họp đánh giá kết quả rèn luyện thì GVCN, CVHT là chủ toạ.

2.4.11. Ban cán sự lớp, Ban chấp hành chi đoàn, chi hội SV: định hướng tổ chức phong trào phấn đấu trở thành đảng viên; cần định hướng rõ, động viên, tạo điều kiện để người học tham gia tích cực các hoạt động của Đoàn TN, Hội SV, lớp, khoa, trường; hoàn thành xuất sắc nhiệm, tạo được uy tín từ công việc, học tập, lối sống lành mạnh,... Chi đoàn làm các thủ tục giới thiệu đoàn viên ưu tú đi học bồi dưỡng kết nạp Đảng, thủ tục phát triển Đảng theo quy định một cách kịp thời.

Căn cứ nội dung hướng dẫn trên, các đơn vị tổ chức thực hiện công tác GVCN, CVHT. Nếu có những vấn đề phát sinh đề nghị các đơn vị phản ảnh về Ban Giám hiệu thông qua phòng Công tác HSSV để kịp thời giải quyết./.

           KT. HIỆU TRƯỞNG

           PHÓ HIỆU TRƯỞNG

                (Đã ký)

TS. Lê Văn Trưởng

Nơi nhận:

- ĐU, BGH (để báo cáo);

- Các đơn vị, đoàn thể;

- GVCN, GVCN- CVHT;

- Lưu VT. DUC.