Theo quyết định Số 1877/QĐ-ĐHHĐ của hiệu trưởng trường ĐH Hồng Đức: Về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cố vấn học tập tại Trường Đại học Hồng Đức. Cố vấn học tập có những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
Chức năng của cố vấn học tập
1. Tư vấn, hỗ trợ thông tin và định hướng quá trình học tập, rèn luyện, thực hiện quy chế đào tạo, quyền và nghĩa vụ của sinh viên.
2. Theo dõi quá trình học tập, rèn luyện và tư vấn cho sinh viên về kế hoạch học tập, đăng ký học ngành 2; giúp sinh viên điều chỉnh kịp thời hoặc có lựa chọn đúng trong quá trình học tập.
3. Tham mưu cho lãnh đạo Trường, Khoa các vấn đề liên quan đến công tác giáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoa học của sinh viên và đào tạo theo nhu cầu xã hội.
Nhiệm vụ của cố vấn học tập
1. Nắm vững mục tiêu, chương trình giáo dục đại học, hình thức đào tạo, quy trình đào tạo và quản lý sinh viên. Cụ thể:
- Về chương trình giáo dục đại học toàn khoá của ngành phụ trách; Nội dung, cơ cấu của các khối kiến thức có trong chương trình; Nội dung và tiến trình giảng dạy của từng học phần.
- Về mô tả nội dung học phần và các quy định liên quan đến đăng ký học tập của sinh viên: Học phần bắt buộc, học phần tự chọn (tự chọn bắt buộc, tự chọn tuỳ ý), học phần tiên quyết; Đăng ký học phần, rút bớt các học phần đã đăng ký học và đăng ký bổ sung học phần; Đăng ký học các học phần chưa đạt, học cải thiện điểm học phần; Học chương trình thứ 2, học theo tiến độ nhanh, học theo tiến độ chậm.
- Về quy trình tổ chức đào tạo theo hệ thống tín chỉ: Lên lớp học lý thuyết; bài tập, thực hành, thí nghiệm, thảo luận; Thực tập tại cơ sở; Làm bài tập lớn, tiểu luận và luận văn/khoá luận tốt nghiệp; Số tín chỉ tối đa và tối thiểu phải tích luỹ trong từng học kỳ và trong năm học; Số tín chỉ tích luỹ để được xét cấp học bổng khuyến khích học tập.
- Về quy định đánh giá kết quả học tập của từng học phần/môn học; điều kiện xét và công nhận tốt nghiệp đối với sinh viên.
- Về cơ cấu tổ chức của Trường và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Nhà trường để hướng dẫn sinh viên cách tìm hiểu thông tin, liên hệ công tác kịp thời và đúng địa chỉ giải quyết các công việc liên quan đến quy định đào tạo, chế độ chính sách, sinh hoạt và đời sống của sinh viên.
2. Thường xuyên đấu mối với các Trưởng bộ môn để cập nhật thông tin ngành nghề đào tạo, việc thực hiện kế hoạch, nội dung, chương trình đào tạo.
3. Tư vấn và hướng dẫn về học tập
- Hướng dẫn sinh viên nắm vững các quy chế của Bộ GD&ĐT, quy định của Nhà trường về đào tạo theo HTTC.
- Tư vấn cho sinh viên về chương trình học tập: mục tiêu, nội dung,…và cách lựa chọn các học phần.
- Hướng dẫn sinh viên xây dựng kế hoạch học tập toàn khóa học (học nhanh hay chậm); đăng ký học và hoàn thành các học phần trong từng học kỳ trên cơ sở lựa chọn các học phần được Nhà trường tổ chức giảng dạy, đảm bảo phù hợp với yêu cầu của ngành đào tạo, phù hợp với năng lực, sở trường và điều kiện của sinh viên.
- Tư vấn cho sinh viên sử dụng Phần mềm quản lý đào tạo trên Website Nhà trường để sinh viên tự theo dõi quá trình học tập của bản thân (đăng ký học tập, xem thời khoá biểu, xem kết quả học tập, ...).
- Tư vấn và hướng dẫn cho sinh viên về phương pháp học tập và nghiên cứu khoa học; tư vấn cho sinh viên cách giải quyết những khó khăn trong quá trình học tập và NCKH.
- Thường xuyên theo dõi kết quả học tập của sinh viên, nhắc nhở sinh viên khi thấy kết quả học tập của họ giảm sút. Thông qua tình hình, kết quả học tập của sinh viên để tư vấn, hướng dẫn sinh viên trong việc đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế.
- Thảo luận và hướng dẫn sinh viên cách chọn để học thành công ngành 2, học cải thiện điểm, cách tính điểm học tập và rèn luyện.
- Thường trực và làm đầu mối giải quyết trực tiếp các công việc liên quan đến học tập của sinh viên được phân công cố vấn; giải đáp các thắc mắc của sinh viên, xem xét các yêu cầu của sinh viên để giải quyết theo đúng quy định; chủ trì tổ chức họp đầu kỳ và họp cuối kỳ với lớp sinh viên được phụ trách.
- Ký xác nhận các đơn đăng ký học tập, đăng ký rút bớt học phần, đăng ký học ngành 2,... của sinh viên được phân công cố vấn.
- Quy định lịch tiếp sinh viên tại Khoa để sinh viên có thể thường xuyên đến nhận ý kiến tư vấn.
- Cuối mỗi học kỳ, báo cáo tình hình tư vấn học tập với Ban Chủ nhiệm Khoa để phục vụ công tác quản lý.
Thời gian và nội dung làm việc với lớp sinh viên
1. Định kỳ làm việc với Ban cán sự (BCS) lớp (1 tháng/lần). Tham dự các buổi sinh hoạt với lớp phụ trách do trợ lý công tác HSSV tổ chức.
a. Cuộc làm việc với BCS và với lớp gồm các nội dung:
- Nắm bắt tình hình chấp hành quy định về học tập (việc lên lớp, tự học, kiểm tra, thi hết môn, thi lại,…).
- Phát hiện những bất cập trong học tập của sinh viên, kịp thời đề xuất với Khoa, Nhà trường bằng văn bản những biện pháp tháo gỡ những bất cập đó; có biện pháp giúp đỡ, khắc phục những biểu hiện bất thường đối với sinh viên.
- Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu quản lý của Trường và của Khoa có liên quan đến lớp sinh viên (nếu có).
b. Nội dung họp ở buổi đầu tiên đối với lớp sinh viên năm thứ nhất, gồm:
- Giới thiệu một số thông tin về Nhà trường, cơ cấu tổ chức của Trường, một số thông tin về Khoa quản lý đào tạo và các phòng chức năng để sinh viên biết và liên hệ khi có nhu cầu.
- Phổ biến và triển khai các quy chế, quy định về đào tạo; phổ biến những nội dung mới, những nội dung điều chỉnh trong các quy định về đào tạo hiện hành (nếu có); phổ biến một số biểu mẫu có liên quan đến sinh viên và quy trình xác nhận đơn từ và biểu mẫu đó.
- Hướng dẫn về thực hiện chương trình đào tạo, tiến trình đào tạo toàn khóa của ngành; về thực hiện thời khóa biểu học kỳ; về đăng ký học tập và điều chỉnh đăng ký học tập; về truy cập Website Nhà trường để đăng ký học tập và theo dõi kết quả học tập.
- Hướng dẫn sinh viên về phương pháp học và phương pháp nghiên cứu khoa học ở bậc đại học.
c. Nội dung họp đầu học kỳ và cuối học kỳ, gồm:
- Phổ biến những thay đổi trong các quy định về đào tạo (nếu có).
- Nắm bắt thông tin về tình hình lớp, bàn và thống nhất phương hướng, biện pháp tư vấn, hỗ trợ sinh viên; nhắc nhở sinh viên thực hiện kế hoạch học tập trong học kỳ.
- Thông qua kết quả học tập trong học kỳ để nhắc nhở sinh viên, định hướng cho sinh viên lập kế hoạch học tập và đăng ký học phần trong kỳ tiếp theo.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu quản lý của Trường và của Khoa có liên quan đến lớp sinh viên (nếu có).
2. Ngoài ra, CVHT có thể làm việc đột xuất với BCS lớp hoặc tổ chức họp lớp để giải quyết các công việc theo yêu cầu của Trường, của Khoa hoặc của lớp; có trách nhiệm thường
Quyền hạn của cố vấn học tập
1. Được tham gia các cuộc họp của Hội đồng Khoa có liên quan đến công tác học sinh sinh viên thuộc các lớp phụ trách.
2. Được tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng về các chủ trương, chính sách về giáo dục của Đảng và Nhà nước, tham gia các lớp tập huấn chuyên môn về CVHT do Nhà trường tổ chức.
3. Được phép truy cập một số tài liệu có liên quan tới chế độ, chính sách, chương trình đào tạo, giáo trình, học liệu... để phục vụ công tác tư vấn, hướng dẫn sinh viên trong học tập.